Obligation d'utiliser des logiciels de caisse sécurisés

Toute personne assujettie à la TVA, qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions de sécurisation des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité, en vue du contrôle de l’administration fiscale.

1. Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé ?

Sont principalement concernés les professionnels soumis à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.

Ne sont pas concernés :

• les professionnels non soumis à la TVA (relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA) ;
• les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels.

2. Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou système de caisse sécurisé ?

Le professionnel n’a pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse pour réaliser ses encaissements.

Toutefois, dès lors que le professionnel dispose d’un logiciel ou système de caisse, celui-ci doit satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Cette obligation concerne tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.

3. Quels sont les logiciels concernés ?

L’obligation concerne tous les logiciels et systèmes comprenant une fonctionnalité de caisse.

Un logiciel multi-fonctions qui, d’une part, enregistre un paiement et, d’autre part, génère un enregistrement comptable en mode « brouillard » (laissant à l’utilisateur la possibilité d’y apporter des modifications avant intégration définitive dans la comptabilité) est soumis à l’obligation de certification.

4. Quels sont les justificatifs à produire ?

Seul le certificat délivré par un organisme accrédité est admis comme preuve de la conformité du logiciel ou système de caisse.

Depuis le 16 février 2025, la possibilité pour les éditeurs de logiciels de s’auto-certifier via une attestation individuelle a été supprimée.

Mesures transitoires :

• Du 16 février au 31 août 2025 : les assujettis utilisant un logiciel ou système de caisse non certifié peuvent continuer à justifier de sa conformité par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
• Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 : tout logiciel ou système de caisse utilisé par un assujetti devra :

1. soit bénéficier d’un certificat délivré par un organisme accrédité ;
2. soit avoir fait l’objet d’une demande de certification par son éditeur.

• À compter du 1er mars 2026 : tout logiciel ou système de caisse soumis à l’obligation devra obligatoirement disposer d’un certificat délivré par un organisme accrédité.

L’entreprise doit s’assurer qu’elle dispose du certificat correspondant à la version du logiciel utilisée.

Le certificat peut être demandé par l’administration fiscale :

• lors d’une vérification de comptabilité ;
• lors d’un contrôle inopiné des agents de l’administration fiscale, qui peuvent intervenir dans les locaux professionnels selon une procédure et des horaires encadrés.

Sanctions :
L’absence de certification est soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non sécurisé. Le contrevenant doit régulariser sa situation dans les 60 jours.

Contactez votre expert-comptable pour un diagnostic personnalisé !